XRechnung, ZUGfeRD & Co.: Elektronische Rechnungen senken den Bürokratieaufwand und beschleunigen Zahlungsvorgänge. Doch der Umstieg von Papier auf E-Invoicing birgt auch Risiken. Lesen Sie hier, wie die Transformation auf E-Rechnungen gelingt.
Eine Rechnung am Computer schreiben, ausdrucken und in die Post geben: Dieser klassische Weg verstaubt. Zumindest in der Kommunikation mit öffentlichen Auftraggebern. Seit dem 27. November 2020 übermitteln Firmen Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro in einem standardisierten Digitalformat an Bundesbehörden. Ab 2021 wird sich dieses Verfahren auch bei öffentlichen Auftraggebern der Länder und Kommunen durchsetzen. Die Gründe für die digitale Transformation: Computer verarbeiten elektronische Rechnungen automatisch weiter. Mitarbeiter sind entlastet. Das Rechnungswesen wird weniger bürokratisch, schneller, sicherer und transparenter. Zudem sparen Unternehmen Druckermaterialien, Papier und Porto. Unterm Strich steht dadurch laut Experten eine Kostenersparnis von rund 60 Prozent. Nicht zuletzt wird Arbeiten flexibler. Stichwort Home-Office. Mit Zugriff auf eine cloudbasierte Buchführungssoftware können Mitarbeiter von überall auf der Welt Rechnungen schreiben, Transaktionen anstoßen und effektiver denn je mit dem Steuerberater zusammenarbeiten.
Elektronische Rechnungen: die Allstars XRechnung und ZUGFeRD
Doch was ist eine elektronische Rechnung? Eine reine Bilddatei, etwa eine eingescannte Papierrechnung, oder eine einfache PDF-Datei fallen nicht in diese Kategorie. Denn ein Computer hat im Normalfall keine Chance, einzelne Positionen wie etwa eine Rechnungssumme zu erkennen und zu verarbeiten. Dafür sind bestimmte Digitalformate notwendig. Zu den bekanntesten zählt die sogenannte XRechnung – ein XML-basiertes semantisches Datenmodell, das seit 2017 in Deutschland besonders im Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern zum Einsatz kommt. Ebenfalls etabliert: ZUGFeRD (ab Version 2.1.1), ein hybrides Digitalformat. Es besteht aus einer PDF-Datei, welche Mitarbeiter optional manuell verarbeiten können, und einer
maschinenlesbaren XML-Datei, die eine Verarbeitung der Rechnungsdaten ohne Medienbruch ermöglicht. Zudem aus Beide Formate entsprechen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931-1 sowie der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV).
So gelingt der reibungslose Umstieg auf E-Rechnungen
Weniger Bürokratie, niedrigere Kosten und schnellere Bezahlung: So vorteilhaft elektronische Rechnungen sein mögen, die Digitalformate stellen viele Unternehmen zunächst vor eine aufwendige Umstellung. So müssen Firmen einige Pflichtfelder meistern lernen – etwa den Steuersatz für jede Position, Mengeneinheiten im ISO-Code sowie die Leitweg-ID des Empfängers. Am einfachsten gelingt der Umstieg, wenn Firmen die Rechnungsdaten einer elektronischen Rechnung direkt aus der bestehenden Buchführungssoftware generieren. Lösungen wie Lexware faktura+auftrag beispielsweise sind auf alle wichtigen Digitalformate wie XRechnung und ZUGFeRD 2.0 vorbereitet. Sie stellen sicher, dass sich Anwender schnell mit den neuen Formaten zurechtfinden, bei der Fakturierung Zeit sparen und bei jedem Schritt Rechtssicherheit genießen.
Unschlagbar einfach: DATEV bietet One-Click-Lösungen für elektronische Rechnungen
Ebenso einfach und ohne Umrüstung gelingt der Umstieg auf elektronische Rechnungen übrigens mit DATEV-Software. DATEV bietet mit dem „E-Rechnungs-Service“ eine One-Click-Lösung. Anwender schicken Rechnungen direkt aus der Fachanwendung im richtigen Format an öffentliche Verwaltungen und archivieren die Dokumente rechtssicher – die automatische Wahl des passenden Zustellkanals inklusive. Hier verwalten derzeit mehrere Portale in Deutschland den Eingang elektronischer Rechnungen. Um den Posteingang für Bundesbehörden und Verfassungsorgane kümmert sich die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE). Für elektronische Rechnungen an die mittelbare Bundesverwaltung und Bundesländer ist hingegen die onlinezugangsgesetz-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zuständig. Für alle Institutionen, die nicht an ZRE und OZG-RE angeschlossen sind, bietet die Bundesdruckerei zudem die Plattform VPX. Als besonders flexibel erweist sich nicht zuletzt der Service SmartTransfer von DATEV. Mit ihm verschicken Unternehmen E-Rechnungen auch ins Ausland. Eine Anbindung an das TRAFFIQX-Netzwerk macht es zudem möglich, bequem Rechnungsempfänger außerhalb des DATEV-Ökosystems zu erreichen. Im Ausbau befinden sich darüber hinaus Übertragungsnetzwerke wie das Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL).
Nehmen Sie Kontakt mit uns auf! Wir unterstützen Sie beim Umstieg auf die E-Rechnung
Zwar findet der Umstieg auf E-Rechnungen in rasantem Tempo statt. Trotzdem sollten Sie sich nicht Hals über Kopf ins Abenteuer stürzen, sondern bei der digitalen Transformation Vorsicht walten lassen. Unsere Experten stehen Ihnen dabei mit Rat und Tat zur Seite. Gemeinsam finden und implementieren wir eine passende Softwarelösung, damit Sie in Zukunft von den Vorteilen elektronischer Rechnungen profitieren, gleichzeitig sämtliche Fallstricke umgehen und die Kommunikation mit Ihrem Steuerberater vereinfachen und beschleunigen. Alternativ übernehmen wir Ihre Fakturierung nach modernen E-Rechnungs-Standards wie EDI, XRechnung und ZUGFeRD mit „DATEV Unternehmen online“ und „DATEV Smarttransfer“.
Sie wollen den Umstieg starten? Sie haben Fragen? Wir freuen uns auf Ihren Anruf unter Tel. 08131 / 3699-0 oder eine E-Mail an kontakt@rbf-steuerberater.de.
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